Derca entra em nova fase com a digitalização de seu arquivo
O Departamento de Registro e Controle Acadêmico (Derca) entra em uma nova fase digitalizando seus arquivos. Documentos dos alunos, funcionários e professores estão sendo digitalizados, reduzindo o volume de papel nos arquivos do Departamento e facilitando o acesso. A habilitação dos calouros de 2006 já está inserida nessa dinâmica.
Apenas no ano de 2006 cerca de 35 mil folhas de papel foram cadastradas nos arquivos do Departamento. Essa papelada ocasiona dois grandes problemas: a falta de espaço para armazená-la, e, em virtude disso, a dificuldade de acesso a esses documentos. Encontrar um documento no meio de centenas de milhares de outros documentos é um trabalho lento, chegando a demorar 15 dias em alguns casos.
Tendo em vista modificar essa situação, o Derca iniciou um processo de modernização do seu aparato. Com a aquisição de novos computadores e outros equipamentos foi possível dar a partida, no final do ano passado, ao processo de digitalização do seu arquivo. Todos os documentos do campus de Belém do ano de 2005 já foram digitalizados, com os papéis sendo convertidos em arquivos de computador e gravados em CDs e DVDs. Todos os documentos dos calouros 2006 já são digitalizados no ato da matrícula e passam imediatamente a fazer parte do arquivo digital. A estimativa é que dentro de três ou quatro anos todos os documentos de Belém estejam digitalizados. O processo de digitalização nos campi do interior deve começar no ano que vem.
Há planos para, depois de encerrado o processo de digitalização, recuperar documentos anteriores à criação do Derca. Os documentos de cursos que já funcionavam antes de 1971 atualmente se encontram nos centros onde esses cursos funcionam. O Derca irá digitalizá-los e inseri-los em seu acervo, a exemplo dos demais. Há também planos para a criação de um serviço de consulta virtual, através do qual os dados do acervo poderiam ser acessados de qualquer lugar e as novas matriculas e atualizações de matriculas seriam realizadas, tornando o processo burocrático completamente virtual.
Texto: Taion Almeida
Apenas no ano de 2006 cerca de 35 mil folhas de papel foram cadastradas nos arquivos do Departamento. Essa papelada ocasiona dois grandes problemas: a falta de espaço para armazená-la, e, em virtude disso, a dificuldade de acesso a esses documentos. Encontrar um documento no meio de centenas de milhares de outros documentos é um trabalho lento, chegando a demorar 15 dias em alguns casos.
Tendo em vista modificar essa situação, o Derca iniciou um processo de modernização do seu aparato. Com a aquisição de novos computadores e outros equipamentos foi possível dar a partida, no final do ano passado, ao processo de digitalização do seu arquivo. Todos os documentos do campus de Belém do ano de 2005 já foram digitalizados, com os papéis sendo convertidos em arquivos de computador e gravados em CDs e DVDs. Todos os documentos dos calouros 2006 já são digitalizados no ato da matrícula e passam imediatamente a fazer parte do arquivo digital. A estimativa é que dentro de três ou quatro anos todos os documentos de Belém estejam digitalizados. O processo de digitalização nos campi do interior deve começar no ano que vem.
Há planos para, depois de encerrado o processo de digitalização, recuperar documentos anteriores à criação do Derca. Os documentos de cursos que já funcionavam antes de 1971 atualmente se encontram nos centros onde esses cursos funcionam. O Derca irá digitalizá-los e inseri-los em seu acervo, a exemplo dos demais. Há também planos para a criação de um serviço de consulta virtual, através do qual os dados do acervo poderiam ser acessados de qualquer lugar e as novas matriculas e atualizações de matriculas seriam realizadas, tornando o processo burocrático completamente virtual.
Texto: Taion Almeida
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